De flesta verksamheter känner igen bilden. Det finns en eller ett par medarbetare som kan metoden på riktigt. De vet hur ett steg ska genomföras, de har arbetsgivarkontakterna, och kollegorna vänder sig till dem när något är oklart. Kvaliteten i verksamheten vilar i praktiken på dem, ofta utan att någon har bestämt att det ska vara så.
Det är inte ett problem så länge de är kvar. Men när en nyckelperson slutar, byter roll eller är borta en längre tid, märks det snabbt hur mycket av metodarbetet som satt hos just den personen och hur lite som satt i verksamheten.
Personberoende är inte samma sak som kompetens
Att en verksamhet har skickliga medarbetare är en styrka. Svagheten uppstår när skickligheten bara finns hos några få, och när arbetssättet inte är fångat i något som går att lära ut, följa upp och hålla fast vid oavsett vem som arbetar.
Det syns ofta i vardagen: medarbetare med samma uppdrag gör olika, nya kollegor lär sig av den som råkar sitta närmast, och uppföljningen bygger på en chefs personliga överblick snarare än på en gemensam struktur.
Vad som gör metoden mindre personberoende
Metodkompetens som sitter i verksamheten byggs på flera nivåer samtidigt.
- Ledning och chefer behöver efterfråga hur metoden faktiskt tillämpas, inte bara att utbildning genomförts, och göra uppföljning till en del av det löpande arbetet.
- Medarbetare behöver praktisk träning och kontinuerlig handledning, så att kunskapen blir färdighet hos fler än några få.
- Verksamheten behöver en gemensam bild av vad metoden innebär, tydliga roller för handledning och kvalitetssäkring, och en strukturerad introduktion av nya medarbetare.
Ingen av delarna räcker ensam. Det är när ledning, medarbetare och verksamhet rör sig åt samma håll som arbetssättet blir konsekvent och mindre beroende av enskilda personer.
Börja innan det behövs
Det bästa tillfället att göra metoden mindre personberoende är medan nyckelpersonerna fortfarande finns kvar. Deras kunskap är verksamhetens viktigaste resurs för att bygga struktur, handledning och samsyn som håller. Att vänta tills någon redan har gått gör samma arbete betydligt svårare.
En bra första fråga att ställa sig är enkel: om den medarbetare som kan metoden bäst slutade i morgon, vad skulle hända med kvaliteten?
Skrivet av Annika Malm, metodexpert, förändringsledare och implementeringspartner på CE Solutions AB.