När en verksamhet växer, med fler medarbetare, fler enheter eller en bredare geografisk spridning, förändras vad som krävs för att metodarbetet ska hålla ihop. Relationer och tyst kunskap som tidigare räckt för att hålla samman arbetssättet bär inte lika långt när fler personer och fler led är inblandade.
Introduktionen av nya medarbetare är ett område där det här ofta märks tydligt. En strukturerad introduktion kopplar direkt till kedjan från kunskap till metodkompetens: den nya medarbetaren behöver inte enbart förmedlad kunskap, utan också praktisk träning under nära handledning för att den kunskapen ska bli färdighet, och senare metodkompetens. När fler medarbetare introduceras samtidigt, eller när färre erfarna kollegor finns tillgängliga per ny medarbetare, riskerar den träningsdelen att kortas ner även om ambitionen är oförändrad.
Tydliga roller är en annan organisatorisk förutsättning. I en mindre verksamhet kan ansvar för handledning, uppföljning och kvalitetssäkring vila informellt på en eller ett par personer. I en större organisation behöver de ansvaren vara uttalade, så att de inte faller mellan stolarna när verksamheten blir mer komplex.
Dokumentation fyller motsvarande funktion för kunskap som annars bara finns hos enskilda medarbetare. Strukturerad dokumentation gör det möjligt att sprida och upprätthålla en gemensam bild av metoden även när verksamheten växer snabbare än den informella kunskapsöverföringen hinner med.
Systematisk uppföljning behöver också byggas in som en del av strukturen snarare än vila på en enskild chefs personliga överblick. Rutiner för kvalitetssäkring och tydliga forum för avstämning gör uppföljningen mindre beroende av att en person hinner se allt.
Det här är inte tecken på att en verksamhet gjort fel. Det är förutsättningar som behöver byggas medvetet i takt med att verksamheten växer, snarare än reaktivt efter att metodtroheten redan börjat glida.
En fråga att ta med till nästa ledningsgrupp: hur personberoende är i dag era rutiner för introduktion, handledning och uppföljning, och vad skulle behöva finnas på plats för att de skulle hålla oavsett vem som är där?
Skrivet av Annika Malm, metodexpert, förändringsledare och implementeringspartner på CE Solutions AB.